SMART
PROBLEM SOLVING
FOR
BETTER PKU
2013
Latar Belakang
RS PKU Muhammadiyah Temanggung memulai sejarah
peningkatan kualitas layanan lebih serius dengan pembentukan unit mutu pada
tahun 2009 dan gugus kendali mutu pada tahun 2010. Pada proses perjalanannya
gugus-gugus kecil ini mengalami kesulitan dalam implementasi terkait dengan berbagai
teori yang harus diterapkan untuk mengatasi sebuah masalah.
Workshop Total Quality Controll (TQC) yang sudah dilaksanakan
mengarahkan peserta untuk menggunakan tujuh alat tujuh langkah dalam
penyelesaian masalah. Kenyataannya, metode tersebut membutuhkan banyak waktu
yang kemudian terasa menghabiskan energi para peserta GKM. Dari semula mereka
mengikuti dengan cermat setiap langkah-langkahnya menjadi perlahan-lahan
meredupkan semangat untuk kemudian GKM tidak aktif sama sekali. Hal ini
ditambah pula dengan kekurangpahaman beberapa orang asisten manajer dan manajer
terhadap GKM dan seluk beluknya sehingga terkesan kurang dalam memberikan support terhadap duta mutu rumah sakit
tersebut.
Tahun 2012, Diklat dan Bagian Mutu serta tim Inti
GKM RS PKU Muhammadiyah Temanggung menyelenggarakan workshop PSBH untuk
menjembatani permasalahan peningkatan kualitas layanan. PSBH yang lebih
mengedepankan pemecahan masalah secara indivual oleh masing-masing pejabat struktural
ternyata belum juga dapat dilaksanakan secara optimal.
Sangat disayangkan apabila beberapa metode sebagai sarana peningkatan kualitas layanan ini
terhenti begitu saja hanya karena pesertanya merasakan kurang praktisnya proses
yang harus dilewati ataupun karena semangat yang kurang karena bersifat
individual. Berdasarkan alasan tersebut, tim inti GKM mencoba untuk
memformulasikan sebuah metode yang menkombinasikan GKM dan PSBH sehingga
menjadi satu metode pemecahan masalah
menjadi lebih praktis dan diharapkan lebih mudah diaplikasikan. Metode ini
dinamakan Smart Problem Solving (SPS) for Bettter PKU. Semoga dapat
diaplikasikan sebagai metode yang sederhana untuk pemecahan masalah di RS PKU
Muhammadiyah Temanggung untuk PKU yang lebih baik.
Kombinasi
GKM dan PSBH
Langkah 1.
Memilih
masalah
1. Penentuan
Masalah
Pada tujuh
langkah tujuh alat (tulta), penentuan
masalah ini dilakukan dengan lembar pengumpul data dan dilakukan
stratifikasi dengan memasukkannnya dalam
diagram pareto.
Intinya harus
ada musyawarah pada anggota dan mendapat
persetujuan dari manajer ruang bersangkutan (di RS PKU bisa asisten manajer
atau manajer).
2. Fishbone
Dalam rangka memudahkan
menelaah penyebab masalah digunakan fishbone diagram (diagram sebab akibat)
dengan masalah utama berada di kepala ikan. Selanjutnya ditentukan akar masalah
dengan melihat lebih jauh faktor manusia, mesin/alat, material, metode dan
lingkungan atau bisa juga man, material,
machine, money, methode. Akar masalah digali sedalam-dalamnya.
(Gambar Fisbone Diagram)
Metode menguji dan menetapkan penyebab dominan pada
TQC dilakukan dengan memasukkan penyebab dominan ke dalam stratifikasi atau
diagram Pie. Dalam metode SPS for Better PKU ini dilakukan dengan sekali lagi
melakukan musyawarah sehingga diketahui penyebab dominannya. Penyebab dominan
ini yang akan dibahas terlebih dahulu dengan mempertimbangkan yang paling
memungkinkan untuk diselesaikan.
3. Lembar
kerja
Dimasukkan ke
dalam lembar kerja
|
Jenis
|
|
|
Besar
|
|
|
Penyebab
|
|
|
Faktor
Penunjang
|
|
4. Rumusan
masalah : membuat narasi dari keempat uraian lembar kerja.
Langkah 2
Memilih
Solusi
1. Menyusun
Rencana dan Melaksanakan Perbaikan
Kesepakatan
yang paling bisa dilaksanakan. Prioritas masalah yang akan diselesaikan.
Lembar
kerja 2 dengan 4 W 1 H (What, Where, When, Who, How)
Contoh
|
Kegiatan
sesuai penyebab masalah (solusi)
|
|
|
Bersama siapa
dan untuk siapa
|
|
|
Di mana
|
|
|
Jangka Waktu
|
|
|
Tujuan
|
|
2. Meneliti
hasil
Ditanyakan
apakah dengan kegiatan tersebut dapat menyebabkan tujuan tercapai? Misalnya
pelatihan EKG dapat menyebabkan sejumlah 70% petugas jadi bisa membaca EKG.
Langkah 3
Rencana
Kerja : Plan Of Action
Rencana
kerja yang akan dilaksanakan bisa berupa pelatihan, menyusun standar baru atau
memperbaiki standar yang sesuai dengan langkah perbaikan.
a.
Tujuan
b.
Latar belakang
c.
Evaluasi
d.
Kesinambungan
Indikator
berfungsinya gugus kendali mutu di masing-masing ruangan adalah dengan laporan
rutin yang dilaporkan terkait dengan kegiatan peningkatan kualitas layanan yang
dilakukan oleh masing-masing manajer maupun asisten manajer.
PELAPORAN
A. Penyusunan
Laporan
Salah satu alat pengendalian manajemen adalah
pelaporan. Laporan merupakan bentuk komunikasi dari bawahan kepada atasan untuk
memberikan gambaran perkembangan pelaksanaan kegiatan.
Laporan yang dibuat harus menggambarkan secara jelas
kondisi pelaksanaan yang menyangkut teknis dan administratif.
B. Format
Laporan dalam SPS for Better PKU dilaksanakan dengan menggunakan format-format
sebagai berikut :
1.
Berdasarkan diskusi dan musyawarah yang
dilaksanakan pada saat pertemuan tanggal…..bulan……………..tahun……………..di ruang
……………………..., maka masalah yang akan diselesaikan pada bulan ini adalah
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
2.
Agar memudahkan untuk melihat akar
permasalahan, maka berikut adalah fisdbone diagram yang kami susun.
(Gambar Fishbone
Diagram)
3.
Berdasarkan telaah yang kami lakukan
berikut adalah besaran masalah tersebut .
|
Jenis
|
|
|
Besar
|
|
|
Penyebab
|
|
|
Faktor
Penunjang
|
|
4.
Berdasarkan keseluruhan data di atas,
maka berikut kami sampaikan rumusan masalah :
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
5.
Diskusi penyelesaian masalah telah
dilaksanakan pada tanggal tersebut di atas dan berikut adalah alternatif solusi
terbaik yang kami sepakati :
|
Kegiatan
sesuai penyebab masalah (solusi)
|
|
|
Bersama siapa
dan untuk siapa
|
|
|
Di mana
|
|
|
Jangka Waktu
|
|
|
Tujuan
|
|
6.
Setelah kegiatan tersebut dilaksanakan,
maka hasilnya yang kami inginkan adalah sebagai berikut :
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
7.
Berikut adalah Plan Of Action (POA) dari kegiatan pengendalian mutu
di ruang kami. Disusun berdasar urutan ;
1. Tujuan
2. Latar
belakang
3. Evaluasi
4. Kesinambungan
Referensi
:
1.
Mentalitas Dasar TQC/PMT
2.
Pelaporan dan Pedoman Penyusunan Risalah
3.
7 Alat dan 7 Langkah Perbaikan Kualitas
4.
Makalah PSBH oleh
Tidak ada komentar:
Posting Komentar