Pencitraan

Citra, image, gambaran mungkin telah mengalami berbagai perubahan definisi sejak kemunculan istilahnya. Yang jelas, hal ini akan bermakna sesuatu yang dirasakan oleh orang lain mengenai diri kita. Terlepas dari berbagai definisi mengenai pencitraan (termasuk pro dan kontranya), sebagai sebuah badan BMP (Badan Mutu dan Pencitraan) memiliki tugas mengantarkan informasi kebaikan ini pada masyarakat. 

Bisa dikatakan, citra akan muncul dengan sendirinya apabila kita berusaha melakukan kebaikan-kebaikan yang terencana dan sistematis. Maka, menjadi hal pokok adalah menentukan bagaimana kebaikan-kebaikan itu bisa dilaksanakan, dinikmati oleh orang banyak kemudian dirasakan kemanfaatannya. 

Memulai dari hal  kecil sederhana yang kita bisa serta  mulai saat ini juga.  Ini memang akan lebih optimal jika bisa dikerjakan bersinergi dengan pihak lain, karenanya networking atau membangun jejaring menjadi lebih besar artinya. Sambil  berjejaring kita lakukan sesuatu yang bermanfaat, sambil memberikan kemanfaatan kita niatkan untuk berjejaring dan begitu seterusnya hingga menjadi satu rangkaian kerja yang istimror (rutin, berkelanjutan) dan memberi manfaat yang jauh lebih banyak. 

Jika ini sudah menjadi sebuah budaya kerja (berbuat baik dan terus menerus), tanpa settingan pun lama-lama citra RS PKU Muhammadiyah akan jadi baik. Semakin baik dan terus bermanfaat. Semoga...!

Allahu a'lam. 

Uraian Tugas Manajer Mutu (Format KARS, Perbaikan 11 Mei 2010)

URAIAN TUGAS MANAJER MUTU

NAMA JABATAN	MANAJER  MUTU
UNIT ORGANISASI	RUMAH SAKIT -MUTU
ATASAN	DIREKTUR
FUNGSI	Mengelola  Mutu  Rumah Sakit
PERSYARATAN JABATAN	Pendidikan Formal  S-2 Kesehatan. Pengalaman Manajerial di Rumah Sakit lebih dari 5 tahun. Pelatihan Manajemen. Pelatihan Audit  Internal Rumah Sakit. Pelatihan tentang Standarisasi Mutu RS
LINGKUP TUGAS	Mencakup standarisasi mutu baik klinis, manajerial maupun spiritual, dokumentasi, penerapan, pemeliharaan dan perbaikan terus menerus atas seluruh proses yang berkesinambungan terkait dengan semua aktivitas unit yang ada di RS PKU Muhammadiyah Temanggung. Pengembangan dan evaluasi efektivitas pengendalian intern dalam bidang pengelolaan rumah sakit. Berkoordinasi  dengan seluruh unit yang ada di rumah sakit.
URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB	Planning 1.      Menerjemahkan kebijakan direktur mengenai mutu  ke dalam perencanaan mutu rumah sakit. 2.      Merencanakan proses pengembangan dan evaluasi efektivitas pengendalian intern dalam bidang pengelolaan rumah sakit.  Organizing 3.      Berkoordinasi dengan berbagai unit di lingkungan rumah sakit dalam rangka peningkatan kualitas layanan. 4.      Berkoordinasi dengan tim atau unit dan pejabat struktural  yang melakukan fungsi evaluasi dalam lingkup kerjanya.  Actuating 5.      Membuat laporan rekomendasi. 6.      Mengevaluasi  hasil –hasil kesepakatan dengan masing-masing unit. 7.      Mengevaluasi  penggunaan sumber daya untuk menilai seberapa jauh manajemen rumah sakit dapat memberikan pelayanan dengan efisien. Controlling 8.      Membersamai proses peningkatan mutu di masing-masing unit. 9.      Mengendalikan dan menilai sejauh mana rekomendasi sudah dijalankan.
HASIL KERJA	1.      Perencanaan Strategis berdasar kebijakan direktur.  2.      Perencanaan jangka pendek dan jangka panjang. 3.      Prosedur Tetap  Mutu . 4.      Lembar kerja pekanan. 5.      Uraian tugas harian. 6.      Usulan kebutuhan dan belanja (RAPB) 7.      Hasil  koordinasi dan evaluasi dengan unit-unit terkait. 8.      Terciptanya suasana kerja yang kondusif di lingkungan unit Mutu. 9.      Terciptanya hubungan kerja yang harmonis dengan unit terkait di   RS PKU Muhammadiyah Temanggung.  10.  Laporan-laporan. 11.  Adanya evaluasi pelaksanaan program. 12.  Usulan pengembangan Unit Mutu

catatan Pribadi tanggal 1 Pebruari 2013

Tanggal 1 Pebruari 2013

Pagi-pagi pasca ngaji, diberitahu B Ndari dan B Ningrum kalau hari sebelumnya ada sebuah rapat dan aku diamanahi sebuah jabatan : Manajer Badan Mutu dan Pencitraan RS. 

Punya PR besar untuk mengangkat citra dan mutu RS. Tapi itu semua tidak mudah mengingat  belum semua orang di dalam tim ini mengerti tugasnya. Bahkan aku juga masih meraba-raba. 

Ini beberapa catatan yang akhirnya kuperoleh dari atasan. 

Pengertian jabatan :

Pejabat yang ditunjuk untuk membantu direktur dalam mengelola peningkatan mutu, mengelola pencitraan RS di mata keseluruhan stake holder dan pengelolaan informasi yang mendukung integrasi hubungan masyarakat, pemasaran, da’wah RS dan peningkatan mutu.

Bertanggung jawab terhadap direktur dan bertanggung jawab atas seluruh staf badan mutu dan pencitraan RS.

(Kalau melihat strukturnya, badan mutu dan pencitraan ini terdiri dari humas dan pemasaran, mutu, manajemen informasi serta bina ruhani dan da’wah. Ditambah dengan staf di operator telepon dan kurir). 

Ruang Lingkup :

Peningkatan mutu di bidang pelayanan, manajerial dan administratif.

Menjalin hubungan yang harmonis dengan seluruh stakeholder.

3.      Pencitraan rumah sakit internal dan eksternal sesuai dengan visi dan misi RS.

Tugas Pokok :

Membantu direktur dalam menyusun perencanaan program peningkatan mutu RS, pemasaran, dan pengelolaan informasi untuk pencitraan RS baik jangka pendek maupun jangka panjang. 

Tupoksi Manajer Mutu (Dokumen 9 Pebruari 2010)

TUPOKSI

MANAJER UNIT MUTU

NAMA JABATAN                     Manajer Unit Mutu

Unit  Organisasi                          RS PKU Muhammadiyah Temanggung

Kedudukan dalam Organisasi 

Atasan Langsung  adalah  Direktur RS PKU Muhammadiyah Temanggung.

RUANG LINGKUP                     : 

1.  Mencakup standarisasi mutu baik klinis, manajerial maupun spiritual, dokumentasi, penerapan, pemeliharaan dan perbaikan terus menerus atas seluruh proses yang berkesinambungan terkait dengan semua aktivitas unit yang ada di RS PKU Muhammadiyah Temanggung.

2.   Pengembangan dan evaluasi efektivitas pengendalian intern dalam bidang pengelolaan rumah sakit.

3.   Berkoordinasi  dengan seluruh unit yang ada di rumah sakit.

Tugas Pokok                          Menyusun program peningkatan mutu, mengkoordinasikan pelaksanaan program di berbagai unit kerja di lingkungan rumah sakit dan  melakukan evaluasi pelaksanaan program serta  membuat laporan, rekomendasi serta tindak lanjutnya.    

FUNGSI                                  Fungsi Unit Mutu adalah                            :

a.   Planning

·         Menerjemahkan kebijakan direktur mengenai mutu  ke dalam perencanaan mutu rumah sakit.

·         Merencanakan proses pengembangan dan evaluasi efektivitas pengendalian intern dalam bidang pengelolaan rumah sakit. 

b.   Organizing

·         Berkoordinasi dengan berbagai unit di lingkungan rumah sakit dalam rangka peningkatan kualitas layanan.

·         Berkoordinasi dengan tim atau unit dan pejabat structural  yang melakukan fungsi evaluasi dalam lingkup kerjanya. 

c.    Actuating

·            Membuat laporan rekomendasi.

·             Mengevaluasi  hasil –hasil kesepakatan dengan masing-masing unit.

·            Mengevaluasi  penggunaan sumber daya untuk menilai seberapa jauh manajemen rumah sakit dapat memberikan pelayanan dengan efisien.

d.   Controlling

·            Membersamai proses peningkatan mutu di masing-masing unit.

·            Mengendalikan dan menilai sejauh mana rekomendasi sudah dijalankan.

HASIL KERJA                            :

1.      Perencanaan Strategis berdasar kebijakan direktur. 

2.      Perencanaan jangka pendek dan jangka panjang.

3.      Prosedur Tetap  Mutu .

4.      Lembar kerja pekanan.

5.      Uraian tugas harian.

6.      Usulan kebutuhan dan belanja (RAPB)

7.      Hasil  koordinasi dan evaluasi dengan unit-unit terkait.

8.      Terciptanya suasana kerja yang kondusif di lingkungan unit Mutu.

9.      Terciptanya hubungan kerja yang harmonis dengan unit terkait di   RS PKU Muhammadiyah Temanggung. 

10.  Laporan-laporan.

11.  Adanya evaluasi pelaksanaan program.

12.  Usulan pengembangan Unit Mutu 

PERSYARATAN JABATAN         :

1.      Pendidikan Formal  S-1 Kesehatan.

2.      Pengalaman manajerial di rumah sakit lebih dari 3 tahun.

3.      Pelatihan manajemen. 

SMART PROBLEM SOLVER (SPS) for Better PKU

SMART PROBLEM SOLVING

FOR BETTER PKU

2013

Latar Belakang

RS PKU Muhammadiyah Temanggung memulai sejarah peningkatan kualitas layanan lebih serius dengan pembentukan unit mutu pada tahun 2009 dan gugus kendali mutu pada tahun 2010. Pada proses perjalanannya gugus-gugus kecil ini mengalami kesulitan dalam implementasi terkait dengan berbagai teori yang harus diterapkan untuk mengatasi sebuah  masalah.

Workshop Total Quality Controll (TQC) yang sudah dilaksanakan mengarahkan peserta untuk menggunakan tujuh alat tujuh langkah dalam penyelesaian masalah. Kenyataannya, metode tersebut membutuhkan banyak waktu yang kemudian terasa menghabiskan energi para peserta GKM. Dari semula mereka mengikuti dengan cermat setiap langkah-langkahnya menjadi perlahan-lahan meredupkan semangat untuk kemudian GKM tidak aktif sama sekali. Hal ini ditambah pula dengan kekurangpahaman beberapa orang asisten manajer dan manajer terhadap GKM dan seluk beluknya sehingga terkesan kurang dalam memberikan support terhadap duta mutu rumah sakit tersebut.

Tahun 2012, Diklat dan Bagian Mutu serta tim Inti GKM RS PKU Muhammadiyah Temanggung menyelenggarakan workshop PSBH untuk menjembatani permasalahan peningkatan kualitas layanan. PSBH yang lebih mengedepankan pemecahan masalah secara indivual oleh masing-masing pejabat struktural ternyata belum juga dapat dilaksanakan secara optimal.

Sangat disayangkan apabila beberapa metode sebagai  sarana peningkatan kualitas layanan ini terhenti begitu saja hanya karena pesertanya merasakan kurang praktisnya proses yang harus dilewati ataupun karena semangat yang kurang karena bersifat individual. Berdasarkan alasan tersebut, tim inti GKM mencoba untuk memformulasikan sebuah metode yang menkombinasikan GKM dan PSBH sehingga menjadi satu metode pemecahan  masalah menjadi lebih praktis dan diharapkan lebih mudah diaplikasikan. Metode ini dinamakan Smart Problem Solving (SPS) for Bettter PKU. Semoga dapat diaplikasikan sebagai metode yang sederhana untuk pemecahan masalah di RS PKU Muhammadiyah Temanggung untuk PKU yang lebih baik. 

  

Kombinasi GKM dan PSBH

Langkah 1.

Memilih masalah

1.      Penentuan Masalah

Pada tujuh langkah tujuh alat (tulta),  penentuan masalah ini dilakukan dengan lembar pengumpul data dan dilakukan stratifikasi  dengan memasukkannnya dalam diagram pareto.

Intinya harus ada musyawarah  pada anggota dan mendapat persetujuan dari manajer ruang bersangkutan (di RS PKU bisa asisten manajer atau manajer).

2.      Fishbone

Dalam rangka memudahkan menelaah penyebab masalah digunakan fishbone diagram (diagram sebab akibat) dengan masalah utama berada di kepala ikan. Selanjutnya ditentukan akar masalah dengan melihat lebih jauh faktor manusia, mesin/alat, material, metode dan lingkungan atau bisa juga man, material, machine,   money, methode.  Akar masalah digali sedalam-dalamnya.

            (Gambar Fisbone Diagram)

Metode menguji dan menetapkan penyebab dominan pada TQC dilakukan dengan memasukkan penyebab dominan ke dalam stratifikasi atau diagram Pie. Dalam metode SPS for Better PKU ini dilakukan dengan sekali lagi melakukan musyawarah sehingga diketahui penyebab dominannya. Penyebab dominan ini yang akan dibahas terlebih dahulu dengan mempertimbangkan yang paling memungkinkan untuk diselesaikan.

3.      Lembar kerja

Dimasukkan ke dalam lembar kerja

Jenis
Besar
Penyebab
Faktor Penunjang

4.      Rumusan masalah : membuat narasi dari keempat uraian lembar kerja.

Langkah 2

Memilih Solusi

1.      Menyusun Rencana dan Melaksanakan Perbaikan

Kesepakatan yang paling bisa dilaksanakan. Prioritas masalah yang akan diselesaikan.

Lembar kerja 2 dengan 4 W 1 H (What, Where, When, Who, How)  

Contoh

Kegiatan sesuai penyebab masalah (solusi)
Bersama siapa dan untuk siapa
Di mana
Jangka Waktu
Tujuan

2.      Meneliti hasil

Ditanyakan apakah dengan kegiatan tersebut dapat menyebabkan tujuan tercapai? Misalnya pelatihan EKG dapat menyebabkan sejumlah 70% petugas jadi bisa membaca EKG.

Langkah 3

Rencana Kerja : Plan Of Action

Rencana kerja yang akan dilaksanakan bisa berupa pelatihan, menyusun standar baru atau memperbaiki standar yang sesuai dengan langkah perbaikan.

a.       Tujuan

b.      Latar belakang

c.       Evaluasi

d.      Kesinambungan

Indikator berfungsinya gugus kendali mutu di masing-masing ruangan adalah dengan laporan rutin yang dilaporkan terkait dengan kegiatan peningkatan kualitas layanan yang dilakukan oleh masing-masing manajer maupun asisten manajer. 

PELAPORAN

A.    Penyusunan Laporan

Salah satu alat pengendalian manajemen adalah pelaporan. Laporan merupakan bentuk komunikasi dari bawahan kepada atasan untuk memberikan gambaran perkembangan pelaksanaan kegiatan.

Laporan yang dibuat harus menggambarkan secara jelas kondisi pelaksanaan yang menyangkut teknis dan administratif.

B.     Format Laporan dalam SPS for Better PKU dilaksanakan dengan menggunakan format-format sebagai berikut :

1.      Berdasarkan diskusi dan musyawarah yang dilaksanakan pada saat pertemuan tanggal…..bulan……………..tahun……………..di ruang ……………………..., maka masalah yang akan diselesaikan pada bulan ini adalah

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2.      Agar memudahkan untuk melihat akar permasalahan, maka berikut adalah fisdbone diagram yang kami susun.

(Gambar Fishbone Diagram)

3.      Berdasarkan telaah yang kami lakukan berikut adalah besaran masalah tersebut .

Jenis
Besar
Penyebab
Faktor Penunjang

4.      Berdasarkan keseluruhan data di atas, maka berikut kami sampaikan rumusan masalah :

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

5.      Diskusi penyelesaian masalah telah dilaksanakan pada tanggal tersebut di atas dan berikut adalah alternatif solusi terbaik yang kami sepakati :

Kegiatan sesuai penyebab masalah (solusi)
Bersama siapa dan untuk siapa
Di mana
Jangka Waktu
Tujuan

6.      Setelah kegiatan tersebut dilaksanakan, maka hasilnya yang kami inginkan adalah sebagai berikut  :

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

7.      Berikut adalah Plan Of  Action (POA) dari kegiatan pengendalian mutu di ruang kami. Disusun berdasar urutan ;

1.      Tujuan

2.      Latar belakang

3.      Evaluasi

4.      Kesinambungan

Referensi :

1.      Mentalitas Dasar TQC/PMT

2.      Pelaporan dan Pedoman Penyusunan Risalah

3.      7 Alat dan 7 Langkah Perbaikan Kualitas

4.      Makalah PSBH oleh