MEMBANGUN SISTEM adalah SALAH SATU PILAR MENJAGA MUTU

Jika ditanya, apa hal yang paling mengesankan selama menjadi Manajer Mutu ? jawaban saya  mungkin adalah MENGANTARKAN TIM MENCAPAI PARIPURNA. 

Lalu, jika ditanya, apa yang sehari-hari dikerjakan? Jawaban saya insyaallah adalah MEMBANGUN SISTEM. 

Ya, saya sering menyebut diri sendiri sebagai desainer sistem atau lebih spesifik lagi adalah teknisi sistem. Ini terjadi karena rata-rata, sepanjang karir saya, saya  harus mengawali sebuah unit baru. Maka, dari waktu ke waktu, hampir selalu ada draft system setengah jadi di file-file komputer saya. Semua itu sebagai upaya saya membantu memahami apa yang harus saya kerjakan, apa indikator kinerja utama tim saya dan pengembangan apa yang diharapkan terjadi dari proses yang dilakukan tim saya. 

Sekian banyak  draft sistem tersebut, ada yang saya tulis selesai hingga ke TOR dan bahkan memo pengajuan untuk aplikasinya, ada yang masih berupa draft kasar setengah atau seperempat jadi, ada pula yang berupa judul saja. Itulah kekayaan yang saya terima  saat saya mencoba untuk mereview perjalanan karir saya selama 25 tahun. 

Belakangan, saya menemukan bahwa ternyata ada nama bagi kegiatan yang saya lakukan tersebut. Didefinisikan sebagai MEMBANGUN SISTEM. Membangun sistem dapat diartikan sebagai membentuk interaksi secara reguler atau mengusahakan kesalingbergantungan antar grup atau item, supaya menjadi kesatuan yang menyeluruh untuk bekerja mewujudkan tujuan yang diinginkan. 

Uniknya, tujuan seringkali berkembang, sehingga rasanya pekerjaan membangun sistem menjadi tak pernah berhenti. Selesai dengan satu proses, pasti akan selalu muncul proses lainnya. Demikian seterusnya. Maka dari itu, saya meyakini tujuan harus dibuat secara bertahap. Ada tahapan yang ditetapkan bersama dan ada pula upaya kita memenuhi tahapan demi tahapan tersebut. Jika tidak pernah membuat review dari tahapan sementara, rasanya kita tidak akan pernah tahu sampai di mana titik pencapaian kita. 

MEMBANGUN SISTEM dapat memberikan kemanfaatan sebagai berikut : 

1. Membantu memunculkan prototipe sistem

2. Menyiapkan koridor  untuk  implementasi sistem baru 

3. Memastikan  kesalingterhubungan antara sistem lama dan sistem  baru  yang akan diaplikasikan. 

Tiga manfaat tersebut  merupakan hal-hal dasar dalam memastikan mutu pelayanan akan terus terbarukan. Ini sejalan dengan teori mengenai Continuous Quality Improvement. Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa membangun sistem adalah salah satu pilar menjaga mutu. 

Seorang desainer sistem tentu harus selalu mengingat dari mana memulai dan di titik mana akan mengakhiri. Sekali lagi kuncinya ada pentahapan. Tidak ada tulisan yang sempurna kecuali dia dibaca, tidak ada sistem sempurna kecuali dia sudah bisa dikomentari. 

Saat anda sedang merasa harus sempurna, ingat saja komentar ini : wujudkan saja dari 0 menjadi 1, setelah ada 1  baru dilihat lagi. Akankah dilipatkan dengan perkalian atau apakah sekedar pertambahan. 

Allahu a'lam bishowab. 

Bagaimana menurut anda?