Memanfaatkan Momentum Benchmark sebagai Kesempatan Melanjutkan Perjalanan

15 Nopember 2021 

Hari ini, kami akan menerima tamu. Tamu yang bermaksud melakukan benchmark terkait tim akreditasi.  Bagi kami, tepatnya, ini adalah kesempatan untuk kembali belajar. 

Meskipun bagi sebuah tim yang sudah pernah terakreditasi paripurna kami tidak benar-benar berhenti mendokumentasikan sesuatu, namun tetap saja terasa ada yang berbeda mengenai pemenuhan standar lain-lain di era pandemi. Tidak semua kebutuhan dapat terekam dengan sempurna. 

Sejak sekitar bulan Agustus September lalu, kami berupaya mencari kesempatan. Mencari-cari waktu yang tepat untuk meminta tim melakukan self assesment. Melakukan advokasi tipis-tipis pada para koordinator serta para calon surveyor internal. Hasilnya? Ada pro dan kontra. 

Bagi yang pro tetap harus mencari waktu khusus untuk  duduk bersama melakukan simulasi survey, sementara bagi yang kontra terasa harus ada komentum khusus untuk membuat ikut larut dalam proses (bisa jadi dalam keadaan terpaksa).   

Maka, ketika kemudian ada kesempatan berupa persiapan menerima tamu untuk melakukan pendampingna akreditasi, kesempatan ini kami manfaatkan sebaik mungkin. Jadwal-jadwal darurat dibuat agar bisa memfasilitasi pertemuan antara pj Bab dengan para surveyor internal. 

Memang tidak ada yang sempurna tapi proses itu membuat kami tetap yakin bahwa paripurna itu benar-benar ada. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan momentum-momentum yang tersedia. 

Allahu a'lam. 

Membangun Miliu Cinta Ilmu

Milad 32 RS PKU Muhammadiyah Temanggung.

Kami mengambil momentum Milad 32 untuk meningkatkan kualitas diri, bersinergi dan juga berbagi. Tema itu menjadi pengantar bagi serangkaian acara yang bergulir di RS PKU Muhammadiyah Temanggung. 

Ada 4 ide pokok : 

1. RSMT  Peduli : 

a. Medical Cek Up (untuk tokoh agama, relawan, karyawan senior dan tenaga kesehatan Puskesmas). 

b. Memfasilitasi program vaksinasi dari sisi edukasi dan promosi kesehatan

c. Sarasehan relawan 

2. RSMT Forum Ilmiah

a. Webinar 

b.  Call For Paper

3. RSMT Award

a. Lomba GKM 

b. Lomba Murottal 

c. Lomba Kultum 

d. Lomba Video Edukasi

 

4. Acara 2 Puncak (Refleksi dan Tabligh Akbar) 

Di forum Ilmiah inilah  kami menginkubasi ide baru mengenai miliu cinta ilmu. Forum untuk menciptakan partner-parter yang mau melakukan riset kemudian publikasi. Baik menulis maupun oral presentasi. Awalnya bisa jadi karena terpaksa, mau tidak mau harus ada perwakilan di unit, tapi semoga nanti akan bertumbuh para peneliti dan penulis. 

Sebenarnya mengenai webinar bukan ide baru, tapi call for paper di RSMT lah yang benar-benar baru. 

Semoga dengan memulai menginkubasi ide ini, kelak bisa memanen para peneliti dan penulis. Terwujud 50 peneliti dan penulis RSMT di tahun 2030. 

Harus dibangunkan sistemnya. Ada fasilitasi bagi para championnya. Ini serius tapi harus dilewati dengan santai. Hanya dengan fokus dan meluangkan waktu, pekerjaan menulis dan meneliti bisa berjalan. Semoga Allah SWT ridho. 

Bismillah, 

MUTU DAN PENGEMBANGAN (evaluasi 11 tahun SWOT MUTU)

Bicara mengenai mutu dan pengembangan di RS, tidak akan bisa dilepaskan dari mutu pengembangan sumber daya manusia yang ada di dalamnya. Saya sepertinya memang lebih mencintai pengembangan sumber daya manusia ini. Itu sebabnya, meskipun bisa dibahas secara luas, saya selalu akan kembali fokus ke mutu dan pengembangan sumber daya manusia. 

Sumber daya manusia adalah hal pokok dalam pelayanan RS. Berinvestasi pada sumber daya manusia akan memberikan keuntungan dalam jangka panjang. Pelayanan sehari-hari di RS selalu membutuhkan sumber daya manusia berkualitas. 

Pada bulan Nopember tahun 2008, dibimbing oleh ibu direktur saa itu (Dra. Dwi Pudjaningsih, MMR, Apt), kami semua menyusun  analisa SWOT. Di buku kerja saya bertanggal 25 Nopember 2008, saya menulis  tabel SWOT. Saat itu posisi saya sebagai Asisten Manajer Humas Diklatlitbang  dan masih melaksanakan tugas sebagai fungsional ahli gizi. 

Saat itu ide-ide mengenai peningkatan kualitas ternyata sudah mulai muncul. Antara lain sudah ada strategi WT dan WO yang dilatarbelakangi adanya W dalam hal kekurangan SDM  baik dari sisi kuantitas maupun kualitas. Strategi WO  antara lain menampung SDM berkualitas (menerima magang kerja), memfasilitasi SDM berkualitas, mengusulkan peningkatan SDM. 

Sedangkan pada SWOT tahun 2010  saat posisi saya di unit mutu, semakin banyak strategi yang diusulkan terkait SDM.  Ada beberapa strategi yang disusun ST,  WT, OS dan TS. Saya garis bawahi di strategi WT. Kurang lebih seperti ini isinya : 

1. Sering berkoordinasi dengan intern dan stake holder agar menyepakati sebuah keputusan mutu bersama-sama (semua orang berparadigma mutu, melayani dengan hati dan dengan budaya mutu Soft & Fast). 

2. Tambahan S1 semua bidang untuk SDM struktural asisten manajer 

3. Tambahan pendidikan Formal S2 Bidang Pengembangan SDM  bagi Manajer IBD. 

4. Tambahan Pendidikan Formal S2 Manajemen bagi Semua Manajer. 

5. Siapkan SDM tenaga kesehatan yang memahami perhitungan pembiayaan kesehatan. 

Dari strategi tersebut disusunlah isu-isu pengembangan. Jangka pendek, menengah dan jangka panjang.

Kini, September tahun 2021, 11 tahun kemudian. RS  semakin berkembang. Bangunan dan pelayanan semakin bertambah. Saatnya kembali mengevaluasi, bagaimana pencapaian dalam hal pengembangan sumber daya manusia? Apakah isu pengembangan sudah terlampaui? 

Dan jawabnya, alhamdulillah sebagian sudah terealisasi. Sebagian. Masih ada beberapa yang belum terwujud. 

Disamping itu tantangan hari ini jauh berbeda dari tantangan 11 tahun lalu. Oleh karena itu setidaknya ada 2 isu yang harus diadvokasi : 

1.  Menyempurnakan sistem pengembangan kualitas SDM khas RS PKU Muhammadiyah Temanggung. 

2. Menguatkan peran SDM berkualitas untuk dipersiapkan melanjutkan estafeta berbagai project kebaikan yang telah direncakan. 

Di mana anda akan berperan? 

Membidani Kelahiran Sebuah Tim Champion Mutu

13 Agustus 2021 

Alhamdulillah, jika dihitung dari saya beraktivitas di RS  PKU Muhammadiyah Temanggung, tahun ini adalah tahun ke 24. 

Salah satu yang ingin saya dokumentasikan di sini adalah saat saya berproses dari sendirian sebagai manajer mutu (tanpa staf)  hingga terbangun sekumpulan champion mutu. Hingga hari ini hal tersebut menjadi pengalaman yang sangat berkesan. Rasanya begitu  bersyukur ketika akhirnya satu demi satu RS memperoleh pencapaian-pencapaian untuk pemenuhan standar karena di belakangnya ada personal-personal  pejuang mutu. 

Beberapa pencapaian tersebut antara lain : 

1. RS  terakreditasi 5 Pokja. 

2. Terakreditasi Paripurna 2 kali

3. Kredentialing BPJS  dan perpanjangan perijinan  yang  persyaratan dasarnya adalah Akreditasi

4. Tersertifikasi Syariah. 

Jadi kurang lebih begini ringkasnya : 

1. Kami (Saya dan wakil direktur saat itu) diskusi untuk mengawali dengan  membuat kelas rutin belajar akreditasi, setelah sebelumnya membetuk semacam  penanggung jawab bab. Pada periode ini, catatan keberhasilan ada pada menemukan orang-orang yang mau belajar membaca dan mau mempresentsikan ulang dari apa yang dibacanya. 

2. Orang-orang tersebut kami usulkan untuk di SK-kan menjadi Champion Mutu angkatan 1. Jumlahnya 7 orang. Mereka ditugaskan untuk mempelajari beberapa bab (masing-masing  2 bab) dan membaut draft untuk implementasi di RS kami. Selama 3 bulan mereka dibebastugaskan dari tugas di pelayanan (saat itu mereka bukan struktural). Di titik ini, ijin dari direktur untuk melaksanakan model ini adalah dukungan yang sangat besar. 

3. Setelah beberapa draft  berhasil di susun, mereka diminta memperesentasikan draft tersebut pada pimpinan (forum ini kami namai presentasi manajemen). Para direksi dan manajer mendengarkan apa yang mereka presentasikan, mengkritisi apa yang kurang, dan menyetujui untuk dilanjutkan apabila  RS mampu melaksanakan. 

4. Selain presenstasi manajemen, mereka dijadwalkan untuk menyampaikan informasi mengenai materi yang mereka ampu secara berkala di forum kajian karyawan Rabu Pagi (sekitar 10 menit, jadi mereka akan memilih hal-hal yang benar-benar urgent untuk diinformasikan dan dilatihkan pada teman-teman pelaksana). 

5. Setelah kepercayaan diri mereka bertumbuh, mereka diminta untuk mengambil personal (teman-teman mereka sesama fungsional) sebagai partner mereka dalam mengembangkan standar. Pada titik ini jumlah champion mulai bertambah. Selain dari sesama fungsional, selebihnya berasal dari manajer atau asisten manajer yang telah terpapar informasi dan turut mempelajari setelah terdorong kesungguhan para champion awal  yang sangat serius mengerjakan tugas mereka. Saat ini berjalan,  Champion awal yang jumlahnya 7 orang sudah kembali ke pelayanan, namun belajar akreditasi tiap Rabu masih terus berjalan. 

6. Kami mengajukan SK untuk menguatkan posisi mereka, pimpinan menyetujui dan mendukung. Beberapa fasilitasi seperti dikirim dalam pelatihan atau workshop akreditasi, penghitungan kelebihan jam kerja, ekstra fooding saat lembur dsb mulai diberikan. 

7. Aura kebersamaan dan kegotongroyongan untuk pemenuhan standar mulai terlihat menarik bagi orang-orang di sekitarnya. Champion yang telah bertumbuh menjadi 2-3 kali lipat dari jumlah awal mulai lebih percaya diri menjadi partner sebaya  untuk teman-teman yang lain. Mereka didorong untuk  berani menjadi edukator bagi teman-teman sesama pelaksana. Ledakan semangat mulai terlihat pada  pelaksanaan event belajar bersama (membuat stand pameran dari masing-masing bab dan peserta selama dua hari dijadwalkan hadir di stand-stand tersebut) dan beberapa apel akreditasi. 

8. Saat beban telah bisa dipikul bersama oleh tim, saat  lebih dari 90% hadir untuk datang ke acara pameran, saat pimpinan mulai intens memfasilitasi berbagai kebutuhan maka sudah mulai terlihat bahwa Mutu menjadi tanggung jawab bersama. Di titik inilah squadron Tim Champion Mutu insyaallah bisa diandalkan untuk memenuhi berbagai kebutuhan RS untuk menyiapkan dan memenuhi standar-standar mutu. 

Hingga hari ini, bicara mutu di RS PKU Muhammadiyah Temanggung tak akan sama lagi. Bicara Mutu adalah bicara mengenai sebuah tim, keberhasilan hanya terwujud karena kebersamaan.

Semoga Allah SWT ridho. 

Semoga catatan kecil ini bermanfaat...

SIAP MELAYANI

Citra sebuah RS dapat dilihat salah satunya dari kesiapan untuk memberikan pelayanan. Informasi yang tersampaikan pada masyarakat mengenai kesiapan RS dalam memberikan pelayanan akan mendorong pengguna jasa menggunakan jasa pelayanan yang dimaksudkan. Hal ini yang terjadi pada momentum akhir Ramadhan 1442 H. 

Di akhir bulan Ramadhan, tim pemasaran menyiapkan materi-materi yang siap share. Materi merupakan hasil diskusi dari  tim manajerial yang mendiskusikan kesiapan produk yang dijual. Misalnya produk deteksi semacam rapid antigen, ge-Nose, dsb. Selain itu, informasi mengenai kesiapan pelayanan juga dilakukan termasuk jadwal jaga dokter, jadwal poli spesialis dan kesiapan melakukan jemput layanan pada saat terjadi kegawatan dan kedaruratan. 

Share dilakukan oleh tim  humas pemasaran sendiri  melalui sosial media resmi RS dan melalui pemberian informasi pada rekanan. Selain itu, tim juga meminta agar segenap keluarga besar (seluruh karyawan dan keluarga) memberikan informasi mengenai layanan tersebut. Masyarakat akan memperoleh informasi  dari berbagai cara ini. 

Berdasarkan hal tersebut, pelayanan dapat berjalan sesuai jadwal. Informasi yang diterima oleh masyarakat akan mendorong mereka untuk mendatangi RS  untuk memperoleh pelayanan sesuai kebutuhan. Semoga kesiapan melayani menjadi benar-benar terbukti. 

Memasarkan Pelayanan RS

Setelah sekian waktu berkutat dengan mutu RS, pekan-pekan ini kami harus kembali fokus di dalam  topik mengenai pemasaran RS. Hal ini terkait jumlah tempat tidur (TT) terisi yang seringkali tidak beranjak dari angka 100 dari sekitar 160 tempat tidur yang diakui (meskipun dalam era pandemi ini kami harus menghadirkan ruang isolasi sehingga ada ruang rawat inap penyakit dalam yang biasanya terisi hingga 40 TT menjadi hanya 18 TT). 

Harus kuakui, beberapa saat sebelumnya, kami tidak terlalu fokus untuk selling, tapi lebih ke branding. Kami meyakini bahwa kalau layanan kami dapat dicitrakan sebagai layanan yang mencintai pelanggan, maka otomatis pelanggan akan datang sendiri. Itu sebabnya, jenis-jenis kegiatan pemasaran yang kami lakukan lebih berorientasi ke kegiatan-kegiatan kehumasan. 

Kini, baik mutu, pemasaran, kehumasan, selling, semuanya harus dilakukan. Harus terus meningkat dari bulan-bulan sebelumnya. Yang harus aku lakukan sebagai manajer adalah membuat semuanya tetap simple. Jangan sampai membuat teman-teman menjadi ribet dan bingung dengan apa yang  harus mereka lakukan.

Hal paling sederhana dari pemasaran RS  adalah memberikan informasi mengenai apa yang bisa kita bantu. Sasaran kita terbagi menjadi dua besar : 

1. Pasien/Klien dan keluarga 

2. Faskes,  nakes dan instansi sebagai rekanan

Bismillah, semoga dengan menyederhanakan konsep ini menjadikan para pelaksana lebih mudah mengerjakan tugasnya. 

Fokusnya adalah : Memberikan  INFORMASI seluas-luasnya, sedalam-dalamnya, selebar-lebarnya bahwa KITA  BISA MEMBANTU  dengan apa  yang kita bisa/apa yang kita miliki. Semoga dengan demikian, Allah SWT ridho dan memudahkan semua urusan.