Mereview Pencapaian Sasaran Mutu RS di tahun 2025

27 Januari 2025 bertepatan dengan 27 Rajab 1446 Hijriyah. 

Alhamdulillah berkesempatan mereview naskah-naskah di blog ini dan kemudian punya kesempatan mereview perjalanan penataan mutu di RS PKU Muhammadiyah Temanggung. Perjalanan panjang menata sistem untuk terbentuknya miliu peduli mutu telah tiba pada implementasi. Setelah berbagai base line ditetapkan, kini sudah bisa dikatakan bahwa budaya mutu telah terimplementasi. 

Budaya mutu SOFT  & FAST tetap digunakan karena sesungguhnya dia telah terimplementasi tak hanya pada orang-orang yang disebut sebagai struktural tapi dikenal secara luas di kalangan pegawai. Meski saat ini pin SOFT & FAST tidak lagi digunakan namun sejatinya dia telah terimplementasi di kalangan warga RS. Khususnya para pelaku penata sistem. Dia menjadi inspirasi awal dari sebuah tata kelola pengelolaan SDM yang jauh lebih sempurna. Apa yang dulu dicitakan sebagai sebuah respon mengenai budaya mutu sudah terwujud dalam benak-benak para pelaku pelaksana sistem. 

Kini, budaya layanan yang sedang dikembangkan dengan lebih serius adalah  RAPI. Ramah, Akrab, Profesional, Islami. Mengenalkan frasa ini butuh waktu, karena itu berbagai tim dan pelatihan disiapkan untuk mengantarkan budaya pelayanan ini menjadi terimplementasi dan kemudian bisa dievaluasi. Sebuah proses yang tidak langsung jadi namun insyaallah akan menjadi jariyah bagi kelak para pencetus serta pengawal implementasi sistem ini. Alhamdulillah. Sebuah kemajuan. 

Pelan  tapi pasti, dari sebuah rumah sakit mungil bertempat tidur 25, lalu bertumbuh jadi RS yang memiliki 150 TT dengan pelayanan spesialis dasar di 20 tahun pertama. Bertumbuh lebih lanjut  memiliki  berbagai pelayanan spesialis dan berbagai pelayanan penunjang yang makin paripurna. Kehadiran sejumlah layanan spesialis yang makin lengkap plus menuju ke arah realisasi Rencana Program Pengembangan Jangka Panjang 2038 tak bisa dilepaskan dari pencapaian sasaran mutu yang terukur melalui tercapainya predikat PARIPURNA. Lahir pada 12 Oktober 1989, dilanjut terakreditasi BAIK pada tahun 2010 lalu menjadi terakreditasi PARIPURNA pertama di tahun 2013. 

Semua bisa berubah menjadi lebih baik dan semoga prosesnya akan melahirkan transformer-transformer berikutnya yang semakin paham arah MUTU. 

Inilah the real manajemen filantropi yang sesungguhnya,  terwujudnya entitas berkualitas yang di dalamnya menyerap tenaga kerja yang mungkin semula tidak mengenal dakwah menjadi pelaksana dakwah kesehatan berikutnya. Ada yang harus dikuatkan dari sisi fungsionalnya dan ada pula yang harus dikuatkan dari sisi manajemen atau strukturalnya. Ada pula yang harus memperhatikan sisi out of the box untuk pengembangannya. Semuanya penting, semuanya perlu. Itulah tercapainya sasaran mutu RS yang sesungguhnya. 

Sebagai pelayanan jasa, apalagi swasta, RS  harus tetap memastikan continuous quality improvement (CQI) berjalan dan terus bergerak. Menuju pencapaian yang semakin meningkat, dari waktu ke waktu. Berkembang, terukur, terevaluasi.  

Alhamdulillah ala kulli hal. 

Kebijakan Mutu GIDHZA CARE CENTER

Gidhza Care  Center (GCC) adalah institusi pendidikan non formal bidang gizi yang berkualitas, menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi dan berbudi pekerti luhur. 

Sistem Pendidikan : 

1. Teori 40%, Praktik 60%

2. Sistem Paket 

3. Praktik Kerja Lapangan  sd Magang 

4. Program Pelatihan 

5. Program Pendidikan Non Formal (PNF) 

Terus dibangun dengan memanfaatkan berbagai entitas, diinkubasi di berbagai bisnis dan klinik, dan melibatkan seluruh kompetensi yang pernah diperoleh. 

Bismillah.., 

Ini lulusnya menjadi Ahli Gizi yang kualified dan berdaya saing tinggi. Khususnya menjadi Ahli Gizi yang mandiri. Membangun bisnis sendiri, membangun jejaring kokoh dan berbagi lebih banyak. Berbagi dengan cara mengoptimalkan peran sebagai kader muslim yang kokoh dan siap. 

Siap ditugaskan sebagai Manajer-Manajer Tangguh di Bisnis yang Mensupport Terlaksananya Idealita Bidang Gizi.  

Maka, pertama-tama yang harus dikuatkan adalah ketangguhan dan kemandirian keuangan. 

Titik Maintenance Perpanjangan Ijin Operasional

1 Nopember 2023

Alhamdulillaahirobbil aalamiiin, segala puji hanya milik Allah SWT yang telah memberikan karunia sehingga di hari yang benar-benar penting untuk ijin operasional RS, saya bisa sambil mengerjakan desain Fundrasing Close Loop System. Angka 500 M dan 300 M, dibangun bersama melalui Muhammadiyah_Aisyiyah Temanggung berikut  seluruh ortom dan AUM. Perijinan dikerjakan oleh rekan-rekan sejak MPKU, Direktur hingga Manajer dan Staf. Alhamdulillah semua sudah dalam track yang tertata dan ini adalah proses yang sangat penting untuk adek-adek semua. Allhamdulillah. 

Titik yang tidak mungkin terjadi jika ini masih di episode yang saya belum bisa move on. Namun, pelan-pelan saya harus melepaskan sambil tetap melaksanakan supervisi berkala. Supervisi berkala untuk memastikan bahwa semua dalam tatanan yang betul dan berjalan sesuai orbitnya. 

RS PKU Muhammadiyah type C divisitasi  oleh unsur-unsur 

1. Dinas Kesehatan Kabupaten : dr Taryumi 

2. Dinas Kesehatan Provinsi : 2 orang

3. DPMPTSP  : 3 orang 

4. PERSI  : 1 orang 

Dilaksanakan secara hybrid. 

Scenario : 

1. Keliling  : PERSI 

2. DPMPTSP : 

Semoga pelaksanaan ini berlangsung dengan baik. Satu hal yang terpenting adalah terjadinya transformasi kaderisasi yang berjalan sangat mulus di dalamnya. Alhamdulillah 

Semoga Allah SWT ridho dan mudahkan semua urusan. 

Allahu a'lam 

MEMAINTENANCE SISTEM

 2-3 September 2022

Alhamdulillah, 2 hari ini kami sedang merefresh kembali mengenai pemahaman kami terkait akreditasi. Tak hanya sekedar fokus ke selembar kertas yang bertuliskan PARIPURNA, namun kami mencoba lebih jauh. Mencoba untuk menggali di kedalaman kemampuan kami sebagai sebuah tim. Mencoba untuk menjangkarkan arti mengenai Quality and Safety. 

Kali ini kami mencoba format yang  agak sedikit berbeda dari tahun-tahun sebelumnya.

Kami membagi diri menjadi 3 champion  untuk memback up upaya  memaintenance system ini : 

1. Tim Akreditasi 

2. Tim Surveyor/Assesor Internal

3. Tim Event Organizer

(3 tim ini tentunya di luar tim pelayanan dan tim-tim lain yang sudah mainstream ya). 

Kami mencoba  mengembangkan apa yang disebut sebagai partnership. Kami pernah main 1 tim (tim akreditasi), main 2 tim (tim akreditasi dan tim EO) dan kali ni kami mencoba main 3 tim (tim akreditasi, tim asesor internal dan tim EO). 

Meski Tim Surveyor Internal/Asesor Internal ini pernah kami bentuk juga di sekitar tahun 2017 namun saat itu saya masih berdiri di dua kaki. Saya belum bisa memfokuskan diri saya pribadi di  membangun sistem di Tim Surveyor Internal. Alhamdulillah, kali ini saya berada di tim surveyor internal (di posisi sekretaris). Tim ini dimulai secara non formal  sejak 5 Agustus 2021. Saat itu diawali dengan adanya penawaran untuk mendaftar sebagai surveyor LARSI. Kesempatan  yang kami manfaatkan sebaik mungkin untuk mendorong lahirnya para calon surveyor nasional yang memiliki ilmu  untuk memback up internal.  

Kami melakukan peran kolaboratif  di tim baru ini. Trial and error. Trial nya lebih ke arah mengukur sejauh mana tim ini memungkinkan untuk difasilitasi dan dikembangkan menjadi surveyor nasional namun tetap mengakar sebagai asesor internal di RS kita sendiri. Memback up penuh pengembangan dan pertumbuhan tim akreditasi, terutama dalam hal melakukan pendampingan pada saat melakukan self assessment secara berkala. Selalu sama dengan sebelumnya, buat saya hal seperti ini tidak mudah, tapi kami coba terus berjalan saja. (tentu lengkap pula dengan segudang kelemahan saya, hehe..). 

Kini, hari itu telah tiba. Kami dihadapkan dengan para surveyor LARSI yang diutus untuk melakukan PENDAMPINGAN. 

Satu perasaan luar biasa membuncah di dada, saat menyaksikan para champion dalam 3 tim tersebut bergerak dalam koridor sistem yang sudah terbangun. Masing-masing sudah paham peran yang harus diambil. Jikapun ada sesuatu yang perlu menjadi catatan, itu adalah mengenai perlunya mereview naskah dan update terhadap aturan-aturan terkini. 

Saya begitu bersyukur dan terharu. Tak berhenti-berhenti saya bersyukur, Maha Besar Allah SWT yang telah memberikan kesempatan bagi saya untuk menjadi bagian dari tim yang keren ini. Alhamdulillah.., alhamdulillah..., alhamdulillah..

Semoga Allah SWT memudahkan semua urusan, sehingga kami semua dapat memanfaatkan momentum ini sebagai sebuah strategi untuk MEMAINTENANCE SISTEM. 

Baarokallah tim, saya mencintai anda semua fillah, fii sabilillah. 

Allahu a'lam. 

MEMBANGUN SISTEM adalah SALAH SATU PILAR MENJAGA MUTU

Jika ditanya, apa hal yang paling mengesankan selama menjadi Manajer Mutu ? jawaban saya  mungkin adalah MENGANTARKAN TIM MENCAPAI PARIPURNA. 

Lalu, jika ditanya, apa yang sehari-hari dikerjakan? Jawaban saya insyaallah adalah MEMBANGUN SISTEM. 

Ya, saya sering menyebut diri sendiri sebagai desainer sistem atau lebih spesifik lagi adalah teknisi sistem. Ini terjadi karena rata-rata, sepanjang karir saya, saya  harus mengawali sebuah unit baru. Maka, dari waktu ke waktu, hampir selalu ada draft system setengah jadi di file-file komputer saya. Semua itu sebagai upaya saya membantu memahami apa yang harus saya kerjakan, apa indikator kinerja utama tim saya dan pengembangan apa yang diharapkan terjadi dari proses yang dilakukan tim saya. 

Sekian banyak  draft sistem tersebut, ada yang saya tulis selesai hingga ke TOR dan bahkan memo pengajuan untuk aplikasinya, ada yang masih berupa draft kasar setengah atau seperempat jadi, ada pula yang berupa judul saja. Itulah kekayaan yang saya terima  saat saya mencoba untuk mereview perjalanan karir saya selama 25 tahun. 

Belakangan, saya menemukan bahwa ternyata ada nama bagi kegiatan yang saya lakukan tersebut. Didefinisikan sebagai MEMBANGUN SISTEM. Membangun sistem dapat diartikan sebagai membentuk interaksi secara reguler atau mengusahakan kesalingbergantungan antar grup atau item, supaya menjadi kesatuan yang menyeluruh untuk bekerja mewujudkan tujuan yang diinginkan. 

Uniknya, tujuan seringkali berkembang, sehingga rasanya pekerjaan membangun sistem menjadi tak pernah berhenti. Selesai dengan satu proses, pasti akan selalu muncul proses lainnya. Demikian seterusnya. Maka dari itu, saya meyakini tujuan harus dibuat secara bertahap. Ada tahapan yang ditetapkan bersama dan ada pula upaya kita memenuhi tahapan demi tahapan tersebut. Jika tidak pernah membuat review dari tahapan sementara, rasanya kita tidak akan pernah tahu sampai di mana titik pencapaian kita. 

MEMBANGUN SISTEM dapat memberikan kemanfaatan sebagai berikut : 

1. Membantu memunculkan prototipe sistem

2. Menyiapkan koridor  untuk  implementasi sistem baru 

3. Memastikan  kesalingterhubungan antara sistem lama dan sistem  baru  yang akan diaplikasikan. 

Tiga manfaat tersebut  merupakan hal-hal dasar dalam memastikan mutu pelayanan akan terus terbarukan. Ini sejalan dengan teori mengenai Continuous Quality Improvement. Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa membangun sistem adalah salah satu pilar menjaga mutu. 

Seorang desainer sistem tentu harus selalu mengingat dari mana memulai dan di titik mana akan mengakhiri. Sekali lagi kuncinya ada pentahapan. Tidak ada tulisan yang sempurna kecuali dia dibaca, tidak ada sistem sempurna kecuali dia sudah bisa dikomentari. 

Saat anda sedang merasa harus sempurna, ingat saja komentar ini : wujudkan saja dari 0 menjadi 1, setelah ada 1  baru dilihat lagi. Akankah dilipatkan dengan perkalian atau apakah sekedar pertambahan. 

Allahu a'lam bishowab. 

Bagaimana menurut anda? 

Salah Satu Pilar Leadership, Percayai Staf.

 12 Mei 2022

Mengantarkan RS untuk Akreditasi Paripurna adalah pengalaman yang sangat berharga bagiku. Aku adalah seorang ahli gizi yang mendapat pendidikan tambahan di fakulatas kesehatan masyarakat dan S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat. Di dalam hirarki pelayanan kesehatan, tidak sering seorang ahli gizi memperoleh kesempatan seperti yang aku terima. Boro-boro  dipercaya menjadi ketua tim akreditasi, menjadi  seorang champion di luar bidang gizi pun sebenarnya merupakan sebuah pencapaian yang luar biasa.

Itu sebabnya, aku mengawali tugas menjadi ketua akreditasi  dengan segenap ketidakyakinan. Sekitar tahun 2012, jika aku menengok ke kanan dan ke kiri, tak pernah ada kutemui sesama ahli gizi dalam training-training yang mempersiapkan menjadi tim akreditasi RS. Sebagian besar partner pelatihanku adalah dokter spesialis, direktur RS, atau dokter umum dengan pendidikan tambahan manajemen RS.

Aku ingat sebuah pernyataan dari seorang jangkar yang menyebutkan bahwa untuk menjadi ketua tim akreditasi, setidaknya seseorang mantan ketua komite medis. Duh, itu sangat jauh panggang dari api untuk diriku. Aku bukan semua apa yang disebutkan itu.  Maka, kalo aku terlihat percaya diri dan memegang kendali dalam memimpin tim akreditasi sungguh  itu adalah hasil dari sebuah perjuangan melawan diri sendiri yang sangat menguras energi. Apalagi, pada dasarnya, aku adalah seorang pembelajar yang biasanya agak malu-malu atau sungkan untuk mengekspresikan diri. Aku lebih nyaman bekerja di belakang layar, mendesain  sesuatu, mengusulkanya agar dilaksanakan dan kemudian aku mengamati proses bergulir.

Awalnya aku menganggap ini semua adalah kelemahanku. Kelemahan terbesarku. Namun, belakangan, aku mulai melihat bahwa ternyata Allah SWT memberikan ini sebagai karunia yang sangat besar. Aku diberi kesempatan untuk belajar langsung melalui langkah-langkah yang tidak akan pernah kuperoleh jika aku hanya diberi tugas yang biasa-biasa saja. Maka, proses mengantarkan tim akreditasi RS menjadi champion pelaksana untuk terwujudnya RS yang teakreditasi PARIPURNA adalah menjadi salah satu prestasi.

Proses itu yang ingin kuceritakan di sini. Semoga nanti menjadi inspirasi bagi orang lain. Tidak harus ahli gizi juga sih, tapi sekiranya ada  ahli gizi yang  juga memiliki step mirip denganku, aku berharap dirimu akan berprestasi melampaui apa yang telah kulakukan ini. Aku, meyakini sepenuhnya, bahwa kamu pasti bisa.

Sekitar tahun 2012 itu, aku memberanikan diri memimpin tim. Mengatur beberapa hal, “memaksa” beberapa situasi. Mulai dari pemilik hingga  staf yang paling ujung. Semuanya harus dilibatkan sebagai tim akreditasi. Aku memulai dengan melanjutkan mengelola champion-champion yang sudah dibangun oleh wakil direktur sebelum kemudian beliau berangkat sekolah. Aku memulai dengan mengakses tim yang sejajar denganku atau lebih muda dariku. Memaksa mereka untuk “mengajar” para senior dan dokter-dokter. Aku terus mengedifikasi mereka di hadapan para dokter ahli, hingga akhirnya semua dokter ahli itu percaya bahwa mereka memang champion yang layak untuk diikuti.

Kenapa pantas diikuti? Karena mereka sudah lebih dulu belajar. Itu saja yang membedakan. Jika pada akhirnya para dokter ahli itu juga tertarik untuk menjadi champion, ikuti saja prosesnya. Belajar. Kesempatan selalu diberikan,

Kini, 2022, 10 tahun kemudian, jika aku menengok ke kanan dan ke kiri, aku mulai melihat bahwa beberapa partner terbaik sedang mengerjakan belajar akreditasi. Ada di antara mereka  orang-orang yang tadinya aku pikir sulit dijangkau. Aku pikir tidak akan bisa menerima  bahwa aku telah mendahului mereka belajar mengenai implementasi mutu. Mereka semua adalah alasan mengapa aku sering  merasa rendah diri karena merasa tidak layak untuk memimpin. Aku tidak sekualified itu.

Namun taqdir telah menempatkan aku dalam posisi itu. Menjadi seorang kakak bagi adek-adeknya. Perlahan tapi pasti ternyata aku telah memberi kesempatan dan ruang untuk mereka bergerak dan meraih lebih tinggi. Kadang-kadang aku merasa bahwa lompatan yang mereka buat jauh lebih besar dan lebih indah. Mereka jauh lebih smart dariku. Itu kenyataannya. Namun, aku tidak melupakan karunia, bahwa sebagai staf aku telah dipercaya (memimpin tim mencapai PARIPURNA) dan aku pun telah  mempercayai staf agar mereka bisa menjadi pemimpin bagi timnya. Itu bukan kerja sendirian, itu adalah hasil kerja tim. Namun, aku boleh memiliki sejarah itu menjadi portofolio bagiku.

Allahu a’lam bishowab.  

 

Memetakan Sumber Daya Manusia

Saat saya menulis ini, posisi saya masih seorang Manajer Mutu dan Pengembangan RS PKU Muhammadiyah Temanggung. Kebetulan saya baru pindah ruang hari ini. Menurut hitungan di atas kertas, sekitar 4 atau 5 bulan lagi  masa jabatan kami akan habis. Kami belum tahu nantinya akan bagaimana karena memang belum ada pembicaraanmengenai hal tersebut. Namun, aku pikir, seperti  yang sudah-sudah aku tetap harus merencakan sesuatu. 

Kali ini adalah sebuah ide mengenai memetakan sumber daya manusia yang bisa dioptimalkan. Kalo mau dibilang ada keleluasaan, posisiku memang leluasa untuk merencanakan sesuatu. Namun, selalu butuh proses untuk akhirnya tertata. Pengalaman selama ini, juga tidak bisa selalu sempurna sesuai apa yang direncanakan. Namun, saat Allah SWT berkehendak, biasanya  hasilnya selalu lebih baik. Selalu lebihbaik dari semua yang direncanakan. 

Itu membuat aku tidak pernah jera untuk merencanakan sesuatu. Alhamdulillaahirobbil aalamiin. 

Semua selalu berhasil baik alhamdulillah. 

Kini, saatnya aku memetakan kembali mengenai sumber daya manusia. Jumlah orang yang ada saat ini jauh lebih banyak dari saat aku masuk 25 tahun lalu. Secara kualitaspun, aku rasa kualitas yang sekarang jauh lebih baik dari 25 tahun lalu. 

Tak hanya sumber daya manusianya namun juga seluruh fasilitasnya. Alhamdulillah. Termasuk juga gedung-gedungnya. Semuanya jauh lebih baik saat ini. Oleh karena itu, akupun berazzam untuk mensyukuri semua nikmat ini dengan melakukan hal-hal yang semakin baik dari waktu ke waktu. Semoga Allah SWT ridho. 

Coba mari kita syukuri dulu peta SDM tersedia saat ini : 

1. Direksi manajer yang solid dan kompak

    Dulu 25 tahun lalu, hanya ada 1 direktur. Itupun tidak sepanjang minggu bisa ngantor dan hadir.        Tidak ada wadir. Ada sebutan kabag kasi, ka Bag TU Sekretariat dan Personalia, Kabag Keuangan, Ka Bidang Penunjang dan         Kasie Keperawatan, Ka Sie Pelayanan baru muncul kira-kira  1-2 tahun setelah saya masuk. Kini,            ada  Wadirum Keuangan, Wadir Pelayanan, Manajer Keuangan, Manajer SDI, Manajer Keperawatan, Manajer Penunjang, Manajer Rumah Tangga, Manajer Pelayanan dan Manajer Mutu Pengembangan. 

2. Asisten manajer yang semakin lengkap 

    Dulu 25 tahun lalu hanya ada sekitar 10 orang pejabat struktural. Kini, alhamdulillah jumlah struktural sudah lebih banyak. Hampir 40 orang. Itu artinya, beban  manajemen RS pun terbagi pada banyak bahu..Insyaallah makin barokah. Makin banyak sisi kemanfaatan yagn bisa dikembangkan. 

3. Jumlah SDM  Dokter Ahli  semakin banyak. Dulu baru sekitar 5 orang, itupun ada yang masih ngelaju dari Yogya atau dari Semarang. Kini, Lebih dari 25 orang. Itupun masih pula ada 7 yang merupakan dokter ahli organik. Masing-masing memililiki keahlian dan emikian juga jumlah sumber daya manusia penunjang lainnya.. Semuanya adalah potensi terbaik yang sangat mungkin untuk dikembangkan. Baik sebagai subyek  pengembangan maupun sebagai partner. 

4. Jumlah dokter umum, perawat, apoteker, ahli gizi dan tenaga kesehatan lainnya jauh lebih banyak. Demikian juga jumlah sumber daya manusia penunjang lainnya. Dulu, hanya ada sekitar 50 atau 60 total karyawan saat ini ada lebih dari 300 karyawan. Belum lagi ada outsource, relawan, jejaring, dsb.  Alhamdulillaahirobbil aalamiiin. 

Melihat semua pemberian dari Allah SWT yang luar biasa ini, wajar kiranya jika harus dibangun  budaya mutu dan budaya kerja yang lebih berkualitas. kita mulai dari 0 kembali. Syukuri yang ada sambil meng 0 kand iri agar bisa melenting lebih tinggi. 

Bismillah,