URAIAN TUGAS BADAN MUTU dan PENCITRAAN

URAIAN TUGAS BADAN MUTU dan PENCITRAAN

RS PKU MUHAMMADIYAH TEMANGGUNG

Ruang Lingkup :

1. Peningkatan mutu di bidang pelayanan, manajerial dan administratif.

2. Menjalin hubungan yang harmonis dengan seluruh stakeholder.

3. Pencitraan RS internal dan eksternal sesuai dengan visi dan misi RS.

URAIAN TUGAS STRUKTUR

.

 MANAJER BADAN MUTU  DAN PENCITRAAN

1. Pengertian:

adalah pejabat yang ditunjuk untuk membantu direktur dalam mengelola peningkatan mutu, mengelola pencitraan RS di mata keseluruhan stake holder dan pengelolaan informasi yang mendukung integrasi hubungan masyarakat, pemasaran, da’wah RS dan peningkatan mutu.  

2. Tanggung Jawab:

Secara administratif dan fungsional bertanggung jawab kepada direktur rumah sakit PKU Muhammadiyah Temanggung.

3. Tugas Pokok :

Membantu direktur dalam menyusun perencanaan program peningkatan mutu RS, pemasaran dan pengelolaan informasi untuk pencitraan RS baik jangka pendek maupun jangka  panjang. 

4. Uraian Tugas  :  

1.      Membuat Program Peningkatan Mutu RS, mengimplementasikannya bersama bagian atau unit terkait dan memonitor perkembangannya melalui Gugus Kendali Mutu RS (Representasi GKM di unit adalah terjadinya rapat bulanan di unit yang dimaksudkan untuk peningkatan kualitas layanan).

2.      Mengembangkan dan mengimplementasikan system penyelesaian masalah yang efektif.  (Mutu)

3.      Manajemen Program Pemasaran (jangka pendek dan jangka panjang) sesuai visi dan misi RS.

4.      Manajemen program untuk menjalin hubungan baik dengan seluruh stake holder rumah sakit. (humas pemasaran)

5.      Mengembangkan sistem pengumpulan data-data penting, mengolah dan mengelola menjadi informasi yang diberikan kepada unit dan atau stakeholder terkait.

6.      Mengawal pengembangan Sistem Informasi Manajemen RS untuk dapat mendukung pelayanan dan visi RS. (IT)

7.      Membantu direktur dalam mengembangkan misi da’wah  Muhammadiyah internal maupun eksternal RS. (Bin Roh)

8.      Mengadakan penelitian terus menerus terkait dengan perencanan dan mutu RS serta merekomendasikan kepada direktur perubahan dan penyesuaian sesuai dengan perkembangan RS.  (All BMP)

9.      Membuat laporan berkala sesuai etika dan ketentuan yang berlaku.

10.  Melaksanakan pengawasan pelaksanaan tata tertib dan peraturan yang berlaku.

11.  Mengawasi dan mengendalikan pendayagunaan seluruh fasilitas yang ada.

12.  Menilai mutu pelayanan dan kinerja seluruh staf.

13.  Memberikan sangsi dan penghargaan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

14.  Melaksanakan kerja sama  dengan panitia GKM untuk meningkatkan mutu pelayanan di unitnya.

Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan

Evaluasi Internal BMP sebagai Badan (kerangka pikir "Lean Organization")

Tugas pokok  badan ini menurut SK awal nya adalah membantu direktur menyusun perencanaan program mutu RS, pemasaran dan pengelolaan informasi untuk pencitraan RS baik jangka pendek maupun jangka panjang.

Menurut stuktur nya, organisasi  badan ini mengikuti skema “Lean Struktur”. Hanya ada satu manajer  untuk beberapa pekerjaan sekaligus dan sama sekali tidak ada asisten manajer. Ada satu koordinator  untuk salah satu unit yang terdiri dari dua  pokok  kegiatan yang  kemudian dijadikan satu.

Pada awal SK struktural diturunkan, ada  3 unit di bawah BMP yang dimunculkan namun sengaja dikosongi  struktural nya. Tiga  unit tersebut adalah :

1.  Humas Pemasaran dan Da’wah

2. Mutu

3. Manajemen  Informasi

Pada awal masa jabatan struktural manajer BMP (Januari 2013), langkah  yang dilakukan adalah mengenali staf yang ada di unit-unit tersebut. Keistimewaan masing-masing staf dan hal-hal yang perlu ditingkatkan pada masing-masing personal. Semua staf dihadirkan dalam satu meeting bersama yang awalnya terasa tidak  nyambung (mengingat12 personil-termasuk manajer,  tersebut semula berada di 5 unit yang berbeda). Lima  unit dengan 12 personil tersebut adalah :

           1.  Unit IBD insan bersumber daya) :

a.    asman humas yang kemudian dengan struktur baru dia menjadi staf BMP di unit PHD (Pemasaran Humas dan Da’wah). 1 orang
b.      Pelaksana kurir RS. 1 orang

2.  Unit Kerohanian :

a.   asman Binroh (Bina Rohani) kemudian jadi salah satu staf unit PHD (Pemasaran dan da’wah) (1 orang).

b.      staf binroh yang kemudian jadi staf PHD. 2 orang

3. Unit Informasi :
    Tidak memiliki induk manajer/asman karena semula adalah staf yang diangkat direktur (pegawai yang diangkat  direktur  terdahulu karena kebutuhan RS akan implementasi SIM dan perawatan hardware komputer) : 2 orang

4. Pelaksana operator telepon : semula ada di bawah koordinasi humas yang  kemudian menjadi staf langsung manajer BMP (tidak masuk ke salah satu unit yang ada di BMP. 4 orang

5. Unit Mutu : 
    salah satu manajer RS yang jadi staf selama masa sekolah menempuh S-2 nya (2 tahun) yang kemudian bertepatan dengan  masa akhir sekolah diangkat menjadi manajer BMP. Pengangkatan ini bersamaan dengan diangkatnya 6 manajer lain (sehingga di RS ada 7 manajer) dan 16 asisten manajer. 

Uniknya, seakan wadir/direktur yang menyusun struktur ini  tahu kelak RS ini akan mengadopsi sistem lean organization, di lini ini, manajer BMP adalah satu-satunya manajer yang tidak  diberi asisten manajer. Dan begitulah, 3 tahun kemudian yaitu di tahun 2016 bulan Januari, para pimpinan RS mulai menyepakati bahwa RS ini akan mulai mengadopsi lean organisasi dengan segala efisiensi nya). 

Hampir bisa dipastikan. Apabila RS mencoba merampingkan struktur maka insyaallah unit ini satu-satunya unit yang  tidak perlu dirampingkan lagi. Masa perampingan di BMP sudah dimulai terlebih dahulu 3 tahun yang lalu saat dua orang yang semula adalah asisten manajer dijadikan staf di bawah manajer BMP. 

Dua orang tersebut, saat ini dioptimalkan perannya. Satu orang  dengan menjadi koordinator di unit PHD (Pemasaran Humas dan Da'wah), yang itu berarti menjadi sebuah lean destiny. Di mana beliau yang semula berbasis ilmu agama diperkaya harus belajar humas dan pemasaran. Dan satu staf lagi yang semula asman humas pemasaran, memilih (dan kemudian disetujui oleh pimpinan RS) memperkuat barisan pelayanan  langsung di Admisi dan Pendaftaran. 


Sungguh suatu karunia yang sangat besar nilai nya dari Allah SWT yang pantas dan wajib disyukuri.  Semoga badan ini menjadi benar-benar berkah dan barokah serta membawa keberkahan bagi RS maupun bagi masyarakat pada umumnya. Ramping, esensial dan bermanfaat bagi ummat. 

Allahu a'lam. Semoga. Amiin..