Total Tayangan Halaman

Selasa, 14 Juli 2015

Mutu dan Pencitraan, dikotomis atau sinergis?


Dilihat sepintas, dua hal ini terasa saling berseberangan. Di satu sisi harus berada di dalam system untuk memastikan semua sistem berjalan sesuai standar sementara di sisi lain harus meng"create" kesan bahwa semua baik-baik saja atau bahkan mendekati sempurna. 

Itulah dimensi mutu yang sebenarnya. Tidak akan ada kesempurnaan untuk setiap langkah yang dilakukan sebab selalu ada ruang untuk melakukan perbaikan. Saat kualitas sudah ditingkatkan akan selalu ada pelanggan yang minta lebih dipuaskan. Terus menerus dan terus menerus sebab hakikatnya institusi yang baik  bukanlah institusi yang tak pernah salah. Instiusi yang baik justru belajar dari kesalahan untuk peningkatan di masa yang akan datang. Prinsip Continuous Quality Improvement alias peningkatan kualitas berkelanjutan  menjadi penyeimbang saat terlalu banyak komplain  yang harus ditangani. 

Itulah perubahan menuju arah yang baik. Semua masukan dan komplain bahkan kadang hujatan menjadikan pekerjaan menyusun rancangan mutu menjadi lebih tertata. Begitu pula sebaliknya, kualitas yang disusun dengan menerapkan standar demi standar memunculkan  rasa percaya bahwa bukanlah sebuah "dosa besar" mencitrakan institusi ini sebagai institusi yang baik. Pencitraan yang begini tidak lagi sekedar omong kosong karena tahu persis bahwa ada proses untuk peningkatan kualitas di setiap janji untuk memperbaiki diri. Ada jaminan untuk upaya perbaikan kinerja.  

Saat sudah demikian, maka Mutu dan Pencitraan tentulah bukan dua hal dikotomis namun justru menjadi sinergi yang saling menguatkan. Allahu a'lam.        

Senin, 13 April 2015

URAIAN TUGAS PETUGAS IGD terkait Penerimaan Tamu

URAIAN TUGAS PETUGAS IGD

terkait  JOB  MENERIMA  TAMU  (PAGI/SIANG)


a.       Selalu dalam kondisi duduk siap di konter  AT.  Berwajah cerah, tersenyum pada siapapun yang lewat di depan konter, boleh sekilas-sekilas mengerjakan pekerjaan  yang bisa menggunakan komputer atau pekerjaan lain sejenis namun apabila ada pasien (baru datang atau yang sedang diterima satpam) selalu siaga dan mendampingi.    
b.      Pastikan pasien yang sedang disambut satpam bisa diarahkan sesuai kondisi. Apakah harus ke IGD atau ke Poliklinik ?  (SCREENING).
c.       Apabila satpam sedang menerima pasien langsung, petugas langsung sigap mengambil alih pasien yang harus disambut di pintu. Tetap dengan wajah yang menenangkan sampaikan agar salah satu anggota keluarga  ada yang mendaftarkan. Ucapkan dengan sopan, “Assalamu’alaikum…saya……….(sebut nama), petugas IGD. “Monggo, silahkan salah satu keluarga ada yang mengambil antrian untuk mendaftar…Inshaallah pasien langsung kami tangani di IGD.”
d.      Pastikan segera setelah mengoperkan kepada petugas yang ada di dalam ruang IGD, segera keluar dan siap menjemput pasien yang lain.
e.       Apabila  suasana di dalam ruang IGD  membutuhkan  bantuan, diperkenankan meninggalkan konter AT dan bersegera kembali ke konter jika suasana di dalam kamar IGD telah bisa teratasi.

JOB DESKRIPSI PETUGAS IGD

terkait  JOB  MENERIMA  TAMU  (MALAM)


1.      Selalu dalam kondisi duduk siap di konter  AT (Among Tamu).  Berwajah cerah, tersenyum pada siapapun yang lewat di depan konter. Boleh sekilas-sekilas mengerjakan pekerjaan  yang bisa menggunakan komputer atau pekerjaan lain sejenis namun apabila ada pasien (baru datang atau yang sedang diterima satpam) selalu siaga dan mendampingi.    
2.      Apabila mengantuk  (karena jaga malam lebih jarang pengunjung daripada siang), diperkenankan menulis di komputer, cek obat, cek inventaris, dll (keperluan unit). Segera cuci muka apabila mulai lelah, makan dan minum secukupnya untuk tetap memiliki energi dan selalu dalam kondisi siap memberikan pelayanan. 
3.      Apabila satpam sedang melaksanakan patroli petugas IGD jaga di konter depan lebih dari 1 orang. Atur posisi dan komposisi sehingga pengunjung selalu dapat langsung dilayani meski di tengah malam atau pagi dini hari.
4.      Pastikan apabila ada  pasien yang datang bisa langsung disambut di pintu dan dibawa  ke IGD.  
5.      Apabila  suasana di dalam ruang IGD  membutuhkan  bantuan, diperkenankan meninggalkan konter AT (Among Tamu) dan bersegera kembali ke konter jika suasana di dalam IGD telah bisa teratasi.
6.      Apabila konter AT kosong karena semua petugas harus menangani kedaruratan di IGD, petugas satpam patroli segera dipanggil untuk jaga keamanan depan.
7.      Pastikan lampu di dalam ruang IGD dalam kondisi nyala terang (sehingga pengunjung tidak segan untuk meminta pertolongan).









URAIAN TUGAS PETUGAS JAGA PUSAT INFORMASI dan PELAYANAN PELANGGAN

URAIAN TUGAS
PETUGAS  JAGA PUSAT INFORMASI DAN PELAYANAN PELANGGAN
RS PKU MUHAMMADIYAH TEMANGGUNG

Nama                                                  :  Petugas Jaga Pusat Informasi dan Pelayanan Pelanggan
Bertanggungjawab Kepada             :  Manajer Badan Mutu dan Pencitraan

Tujuan                                               :
Mampu menciptakan dan menjaga citra positif perusahan baik untuk kepentingan eksternal maupun internal serta mampu menjalin kerjasama dengan pihak lain dalam kaitan memperlancar fungsi pelayanan pemberian Informasi.

Tugas                          :
1.      Memberikan informasi kepada yang membutuhkan
2.      Mencarikan informasi pemesanan tempat, informasi keberadaan kamar.
3.      Memastikan jadwal pelayanan untuk diinformasikan.
4.      Menyiapkan konter selalu dalam keadaan rapi. 
5.      Menyalakan  komputer informasi pasien.
6.      Selalu menyapa dengan ramah pengunjung yang mendekati konter jaga AT.
7.      Mempersilahkan yang hendak mendaftar untuk mengambil antrian.
8.      Memberikan informasi pada keluarga pasien/pelanggan yang membutuhkan :
a.       Posisi kamar pasien.
b.      Harga kamar per hari.
c.       Biaya periksa dokter .
d.      Biaya  periksa foto dan laborat secara umum.  
e.       Jadwal praktik dokter.
9.      Siap mencarikan informasi mengenai :
a.       Posisi  dokter  jaga/dokter spesialis.
b.      Membantu membuatkan janji  ketemu  dengan pihak manajemen…(SEKRETARIS)
10.  Membantu pelayanan di kantor depan agar  berjalan dengan lancar dengan selalu memantau pos-pos yang  potensial terjadi penumpukan antrian.
11.  Jika ada yang bertanya mengenai BPJS, arahkan untuk bertemu dengan  petugas PIC (Personal In contact) BPJS. Apabila perlu penjelasan lebih mendalam, koordinasikan untuk bertemu dengan petugas BPJS yang ditempatkan di RS.
12.  Menerima dan melayani keluhan serta pengaduan konsumen sederhana di area kantor depan. Jika  ada kemungkinan keluhan khusus, arahkan untuk bertemu dengan humas di kantor lantai II.  
13.  Melakukan pencatatan buku tamu dan buku komplain.

14.  Mengingatkan rekan sejawat apabila di area kantor depan terdapat penyimpangan (misal : ada yang menerima telepon pribadi sambil berjalan, sarankan untuk menepi atau di tempat khusus).
Tanggung Jawab                              :
1.      Memberikan hasil kerja berupa informasi pelayanan dan membantu kelancaran siklus kerja di RS PKU Muhammadiyah Temanggung.
2.      Ikut menjaga citra positif RS PKU Muhammadiyah Temanggung.

Spesifikasi Jabatan                           :

  1. Memiliki kemampuan melayani pelanggan, komunikasi yang baik.
  2. Berakhlakul karimah, andhap asor.  
  3. Ramah dan murah senyum.
4.      Berbudaya proaktif  dan kreatif
5.      Selalu siap membantu hal-hal yang terjadi di sekitar kantor depan  (terkait kebutuhan informasi dan menghubungkan dengan unit yang dibutuhkan oleh pelanggan).











Senin, 16 Maret 2015

Cek Kualitas Layanan

SPO dasar bagi Manajer BMP dalam melaksanakan tugasnya adalah melakukan cek kualitas layanan. Berbagai cara bisa dilaksanakan untuk dapat melakukan  cek kualitas layanan ini. Cara yang paling sederhana adalah menanyakan bagaiamana staf dalam melaksanakan tugasnya. Berikut SPO nya :

Pengertian : 
Cek Kualitas Layanan adalah kegiatan  memeriksa kualitas pelayanan di unit-unit yang menjadi lingkup tanggung jawabnya. 

Tujuan : 
Agar pelayanan yang diberikan sesuai standar kualitas. Standar yang dimaksud  di sini adalah berjalan sesuai SPO dan  kepuasan pelanggan yang terus meningkat.

Kebijakan :
UU no 44 tahun 2009 tentang RS dan Kebijakan 1030/RSMT/2012

Prosedur :
1. Manajer secara rutin menanyakan pekerjaan yang sudah dikerjakan oleh staf di unit kerjanya.
2. Manajer meminta staf yang bersangkutan untuk membuat laporan tertulis.
3. Format Laporan tertulis dikembangkan sesuai kebutuhan. 
3. Laporan tertulis di rekap dan dibuat resume nya untuk menjadi laporan BMP kepada Direktur .


Unit Terkait : 
1. Pemasaran, Humas dan Da'wah (PHD). 
2. Mutu 
3. Manajemen Informasi